La factura electrónica está transformando la manera en que las empresas gestionan su contabilidad y facturación. Con el objetivo de digitalizar y optimizar los procesos, muchos países están imponiendo fechas para la obligatoriedad de la factura electrónica, y España no es una excepción.
A continuación, detallamos cuándo será obligatoria, qué empresas deberán implementarla y los plazos establecidos para su aplicación.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel, permitiendo un intercambio más ágil, seguro y eficiente de información entre empresas y la administración pública.
Este formato digital cumple con los requisitos legales y fiscales, y su uso contribuye a la reducción de costes y errores en los procesos de facturación.
¿Por qué será obligatoria la factura electrónica?
La implementación de la factura electrónica obligatoria en España responde a varias necesidades, principalmente la lucha contra el fraude fiscal y la mejora en la gestión tributaria.
Al estandarizar el proceso de facturación, tanto las empresas como la administración ganan en transparencia y control, permitiendo una fiscalización más eficiente.
Además, la digitalización de las facturas representa un paso clave en la modernización de las empresas, facilitando la automatización de tareas administrativas y mejorando la gestión del flujo de caja, con un impacto directo en la competitividad.
Calendario de implementación de la factura electrónica
El calendario de implementación ha sido uno de los puntos más discutidos por las empresas. Según la normativa vigente, en 2024 comenzarán a aplicarse las primeras obligaciones. Sin embargo, la obligatoriedad total se implantará de manera progresiva.
- Empresas grandes: Las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros serán las primeras en estar obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas. Este grupo deberá cumplir con la normativa a partir del 2024, aunque aún se espera una fecha definitiva por parte del gobierno. Para estas grandes empresas, la factura electrónica no solo será un requisito, sino también una oportunidad de optimizar sus procesos contables.
- Pymes y autónomos: Para las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas entrará en vigor un año después, probablemente en 2025. Aunque este segmento de empresas tendrá más tiempo para adaptarse, es crucial que comiencen a prepararse con antelación para evitar contratiempos y posibles sanciones.
Ventajas de la factura electrónica
La digitalización de las facturas ofrece múltiples ventajas que van más allá del simple cumplimiento de la normativa:
- Reducción de costes: Al eliminar el uso de papel, impresión y almacenamiento físico, las empresas pueden ahorrar significativamente.
- Agilidad en los procesos: La emisión y recepción de facturas electrónicas es más rápida, reduciendo el tiempo en los ciclos de facturación y cobro.
- Menos errores: Al estar automatizada, la facturación digital disminuye los errores manuales y facilita la detección de inconsistencias.
- Mayor seguridad: Las facturas electrónicas son más difíciles de falsificar o perder, y su almacenamiento digital permite un acceso más rápido y organizado.
Cómo prepararse para la factura electrónica
Dado que la fecha de obligatoriedad de la factura electrónica se acerca, es fundamental que las empresas comiencen a preparar su infraestructura tecnológica. A continuación, algunos pasos clave para adaptarse a este cambio:
- Adopción de software especializado: El uso de un programa de facturación que permita la emisión de facturas electrónicas es un paso fundamental. Existen múltiples soluciones en el mercado que pueden ser personalizadas según las necesidades de cada empresa.
- Formación del personal: Es importante que los empleados encargados de la facturación conozcan cómo funciona el sistema y cómo manejar las facturas electrónicas.
- Evaluación de procesos internos: Adaptar los flujos de trabajo actuales a la nueva realidad digital puede requerir ajustes en los procesos internos, por lo que es recomendable realizar una revisión completa de las áreas que se verán afectadas.
Conclusión
La factura electrónica será obligatoria en España en 2024 para las grandes empresas y en 2025 para el resto de las empresas y autónomos.
Este cambio no solo responde a una necesidad de modernización, sino también a la lucha contra el fraude fiscal. Las empresas que se preparen con antelación podrán beneficiarse de las múltiples ventajas de la facturación digital, asegurando una transición fluida hacia este nuevo sistema.
Si tienes cualquier duda sobre la factura electrónica y cómo implementarla en tu negocio, en ASIDNE te ayudamos con todas las gestiones.
